Bir kurumsal iletişim biriminin haftasına bakınca, aynı anda yürüyen onlarca iş görülüyor. Bir basın bülteni, bir iç duyuru, bir etkinlik hazırlığı, ajansla süren bir kampanya ve yönetimden gelen acil bir talep çoğu zaman aynı günlere sığıyor. Bu işlerin önemli bir kısmı ekibin dışındakilere görünmüyor ve öncelikler çoğu zaman en son gelen talebe göre değişiyor.
Çeviklik iletişime ne katar?
Yazılım ekipleri için geliştirilen çevik yöntemlerin iletişim işine de çok iyi uyduğunu düşünüyorum. Scrum'ın temel fikri sade. İş kısa döngülere bölünüyor, her döngünün başında neyin yapılacağı birlikte seçiliyor, sonunda da hem işin kendisi hem de çalışma biçimi gözden geçiriliyor. İletişim ekibine uygulandığında bu yaklaşım üç şey kazandırıyor. İş görünür oluyor, öncelikler konuşularak belirleniyor ve ekip her döngüde biraz daha iyi çalışmayı öğreniyor.
Kayıt altına alınmayan talep, görünmeyen iştir. Görünmeyen iş de hiçbir zaman önceliklendirilemez.
Bir iletişim ekibi için pratik bir düzen
- Bütün talepleri tek bir iş listesinde toplayın. E-postada, koridorda ve mesajlaşma uygulamalarında kalan talepler kaybolup gidiyor.
- İki haftalık döngülerle çalışın ve her döngünün başında yönetimle birlikte öncelikleri seçin.
- Her sabah on beş dakikalık kısa bir toplantıda kimin neye takıldığını konuşun.
- Döngü sonunda işin sonucunu ve çalışma biçimini ayrı ayrı değerlendirin.
Çeviklik plansızlık anlamına gelmiyor
Çevikliği her talebe anında koşmak olarak anlayan ekiplerle sık karşılaşıyorum. Bence çevik bir ekip, neyi şimdi neyi sonra yapacağını açıkça konuşabilen ekip. Kurumun iletişim stratejisi yıllık çerçeve olarak yerinde duruyor, o stratejiye hizmet eden işler ise kısa döngülerle ilerliyor.
Bu yaklaşımı iletişim işinde uygulamayı ve SistersLab programlarında gönüllü eğitmen olarak teknolojiye adım atan kadınlarla paylaşmayı çok seviyorum. Her seferinde aynı şeyi görüyorum. Ekip kendi işini görmeye başladığında, yönetimle konuşması da kolaylaşıyor.